Deje de contratar para cada problema: qué debería externalizar su empresa en su lugar

Toda empresa en crecimiento eventualmente se enfrenta al mismo problema.

Hay más trabajo por hacer.

Más clientes. Más administración. Más tecnología. Más proyectos. Más informes. Más cosas que de repente necesitan un responsable.

La respuesta habitual es predecible:

Contratar a alguien.

A veces esa es absolutamente la respuesta correcta.

Pero no todos los problemas del negocio requieren de otro empleado de tiempo completo.

En muchos casos, lo que la empresa realmente necesita es más capacidad, conocimiento más especializado o un mejor proceso.

Ahí es donde la tercerización tiene sentido.

El crecimiento no siempre requiere un mayor número de empleados

La contratación a menudo se trata como la solución por defecto ante la presión operativa.

¿El servicio al cliente está desbordado? Contrate.

¿Los proyectos se están retrasando? Contrate.

¿Sus sistemas necesitan mejoras? Contrate.

¿El trabajo administrativo se está acumulando? Contrate.

Pero cada contratación permanente también añade otro nivel de responsabilidad.

Reclutamiento. Inducción. Nómina. Beneficios. Gestión. Capacitación. Equipamiento. Cumplimiento normativo. Evaluaciones de desempeño. Cobertura. Retención.

Una empresa puede descubrir rápidamente que solucionar un problema operativo creó varios problemas administrativos nuevos.

La tercerización ofrece otra opción a las empresas.

En lugar de estructurar toda una función interna, puede añadir la capacidad que necesita sin añadir un peso organizacional innecesario.

¿Qué debería permanecer de manera interna?

No todo debería tercerizarse.

Su estrategia central debe permanecer cerca del negocio.

Lo mismo ocurre con el conocimiento institucional crítico, la toma de decisiones ejecutivas, la propiedad intelectual registrada y los roles que definen directamente la identidad y el rumbo a largo plazo de la compañía.

Esas funciones se benefician de un profundo contexto interno.

Pero muchas funciones operativas no requieren necesariamente esa misma estructura.

La pregunta no es:

“¿Podemos contratar a alguien para hacer esto?”

La mejor pregunta es:

“¿Realmente esta función necesita vivir dentro de nuestra empresa?”

Buenos candidatos para la tercerización

Las mejores oportunidades de tercerización suelen tener algunas cosas en común.

Requieren conocimiento especializado, consistencia o capacidad adicional, pero no requieren necesariamente otro departamento interno permanente.

Eso puede incluir áreas como:

• Servicio al cliente

• Administración de soporte operativo (back-office)

• Gestión de contratistas

• Procesamiento de datos

• Coordinación de proyectos

• Desarrollo de software

• Implementación de IA y automatización

• Control de calidad

• Soporte operativo especializado

Estas funciones son importantes.

Pero que sean importantes no significa automáticamente que deban realizarse por completo de manera interna.

La tercerización no se trata simplemente de reducir costos

Durante años, la tercerización se comercializó a menudo como una forma de encontrar mano de obra más barata.

Esa es una forma de pensar cada vez más obsoleta.

La tercerización moderna se trata mucho más del acceso.

Acceso a talento especializado.

Acceso a capacidad adicional.

Acceso a equipos experimentados.

Acceso a habilidades que pueden ser difíciles, costosas o innecesarias de desarrollar de forma interna.

Una buena relación de tercerización no debería sentirse como enviar el trabajo a otra parte.

Debería sentirse como una extensión de su equipo existente.

Capacidad sin complejidad innecesaria

Imagine que su empresa necesita soporte de desarrollo de software durante seis meses.

Podría reclutar desarrolladores, formar un equipo, crear estructuras de gestión, realizar la inducción de todos y luego decidir qué pasa cuando el proyecto cambie.

O podría contratar a un equipo establecido que ya cuenta con el talento y la estructura operativa en funcionamiento.

El mismo principio se aplica al servicio al cliente, las operaciones administrativas, los proyectos de IA y el trabajo especializado de soporte operativo.

El objetivo no es simplemente gastar menos.

El objetivo es evitar crear una complejidad permanente en torno a necesidades temporales o especializadas.

El talento especializado se vuelve más fácil de acceder

Otra ventaja de la tercerización es la flexibilidad geográfica.

Es posible que la mejor persona para un rol específico no viva en su ciudad.

Incluso es posible que no viva en su país.

Las empresas modernas ahora pueden estructurar equipos operativos distribuidos en múltiples mercados y zonas horarias.

Eso les da a los negocios acceso a un grupo de experiencia y conocimiento especializado mucho mayor.

También les permite a las empresas formar equipos en torno a lo que realmente necesitan, en lugar de hacerlo en función de quién esté disponible localmente.

La tercerización puede hacer que una empresa esté más enfocada

Cada función interna compite por la atención de la gerencia.

Los gerentes necesitan reuniones.

Los empleados necesitan apoyo.

Los procesos necesitan supervisión.

Los departamentos necesitan coordinación.

Eventualmente, la complejidad organizacional se convierte en un trabajo en sí mismo.

Tercerizar funciones seleccionadas puede reducir esa carga.

Su equipo interno puede enfocar más su energía en el producto, los clientes, el crecimiento, la estrategia y las áreas donde la empresa genera mayor valor.

Mientras tanto, un socio externo se encarga del trabajo operativo que de igual forma debe realizarse todos los días.

El socio de BPO adecuado debe sentirse integrado

La tercerización funciona mejor cuando el proveedor entiende más que la tarea.

Entiende el objetivo.

Entiende cómo se conecta el trabajo con el resto del negocio.

Y se comunica como parte del equipo, en lugar de como un proveedor lejano que solo recibe instrucciones.

En Pinguino BPO, abordamos la tercerización como una alianza operativa.

Eso puede incluir ayudar a las empresas a construir y gestionar equipos remotos, dar soporte a las operaciones de back-office, coordinar proyectos, implementar tecnología y proporcionar talento especializado en múltiples funciones del negocio.

El objetivo es sencillo:

Darle a las empresas la capacidad que necesitan sin obligarlas a desarrollar internamente cada competencia.

Contrate cuando necesite un empleado. Tercerice cuando necesite una capacidad.

Siempre habrá roles que pertenezcan al interior de su empresa.

But there will also be problems that do not require another employee, another manager, another department, and another layer of overhead.

A veces, la solución más inteligente es simplemente incorporar la experiencia adecuada.

Porque hacer crecer una empresa no debería significar automáticamente hacer que la organización sea más pesada.

A veces el crecimiento significa volverse más capaz sin volverse más complicado.